Kasa rezerwowa to urządzenie identyczne jak kasa podstawowa, które służy do zastąpienia awaryjnej kasy fiskalnej, umożliwiając kontynuowanie sprzedaży bez przerwy. Jest to zgodne z przepisami, a jej posiadanie pozwala uniknąć problemów podczas kontroli skarbowych.

Przepisy fiskalne nie nakładają obowiązku posiadania rezerwowej kasy fiskalnej. Decyzja o jej zakupie należy wyłącznie do przedsiębiorcy. Jednak warto rozważyć jej nabycie, ponieważ zgodnie z ustawą o VAT (Art. 111 ust. 3), brak kasy rezerwowej oznacza całkowite wstrzymanie sprzedaży.

„Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.”

Kasy rezerwowe, tak jak podstawowe, podlegają obowiązkowym przeglądom serwisowym. Kasa rezerwowa musi spełniać takie same wymagania jak podstawowa, a paragon z niej wydrukowany musi zawierać wszystkie wymagane informacje. Należy pamiętać, że raporty dobowe i miesięczne trzeba drukować tylko w dniach, gdy kasa była używana.

Choć awarie kas fiskalnych zdarzają się rzadko, nie można ich wykluczyć. Przedsiębiorca musi samodzielnie ocenić, czy może sobie pozwolić na czasowe „zamknięcie” firmy, czekając na naprawę, czy może bardziej opłacalna będzie inwestycja w dodatkową kasę fiskalną.
Warto pamiętać, że naprawa urządzenia może potrwać nawet kilka dni, w zależności od skomplikowania usterki.