Decydując się na zakup kasy fiskalnej i rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży, przedsiębiorca bierze na siebie szereg obowiązków. Wydaje się, że to „tylko paragon” – ale za prostą czynnością kryje się znacznie więcej formalności. W tym wpisie przypominamy zarówno te oczywiste, jak i te, które łatwo przeoczyć, a które mogą kosztować Cię sporo nerwów (i pieniędzy!).

Na początek krótka ściąga z podstaw:

• Wystawianie paragonów fiskalnych – każda sprzedaż osobie fizycznej nieprowadzącej działalności musi zostać zaewidencjonowana na kasie i potwierdzona paragonem.

• Raporty dobowe i miesięczne – po zakończeniu każdego dnia sprzedaży sporządza się raport dobowy. Na koniec miesiąca – raport miesięczny.

• Przechowywanie kopii paragonów – w przypadku kas z kopią elektroniczną, dane należy archiwizować przez minimum 5 lat

Każde urządzenie fiskalne wymaga obowiązkowego przeglądu technicznego co 2 lata. Termin ten liczony jest od dnia fiskalizacji kasy (czyli jej aktywacji w trybie fiskalnym) i trzeba go przestrzegać co do dnia.

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karą finansową oraz utratą prawa do ulgi na kasę.
Jeśli Twoje urządzenie zaczyna działać nieprawidłowo –  niezwłocznie skontaktuj się z serwisem.

Jeśli korzystasz z kasy fiskalnej online  pamiętaj o kilku kluczowych zasadach:

• Kasa musi być połączona z Internetem .

• W godzinach pracy firmy urządzenie powinno być aktywne.

• Kasa online automatycznie łączy się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) i przesyła dane o sprzedaży – bez Twojego udziału.

Zmieniłeś miejsce prowadzenia działalności? To nie koniec formalności!

• Jeśli masz kasę z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii – musisz zgłosić zmianę ręcznie do właściwego urzędu skarbowego.

• Jeśli masz kasę online – nie potrzebna jest tu twoja interwencje, kasa prześle dokumenty uwzględniając zmianę.

Koniec użytkowania kasy – co wtedy?
Gdy:

• kasa zostanie wyczerpana (np. zapełni się pamięć fiskalna),

• zamykasz działalność gospodarczą,

– nie wystarczy po prostu ją wyłączyć. Trzeba przeprowadzić odczyt pamięci fiskalnej, sporządzić protokół a następnie wyrejestrować kasę w urzędzie skarbowym. Wszystko to robisz wspólnie z serwisem, więc nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę.