Wraz z wprowadzeniem ustawy o kasach online, przedsiębiorcy w wybranych branżach zostali zobowiązani do korzystania z tego typu urządzeń. Posiadanie kasy online wiąże się z nowymi obowiązkami, które różnią się od zasad dotyczących kas z papierową lub elektroniczną kopią paragonów. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do konsekwencji, dlatego warto je poznać przed zakupem kasy online.

1. Fiskalizacja kasy online
Fiskalizacja kas online jest prostym i szybkim procesem. Serwisant dokonuje zgłoszenia podatnika do Urzędu Skarbowego, przekazując jednocześnie jego dane. Numer ewidencyjny kasy zostaje przesłany z Repozytorium i zapisywany w pamięci fiskalnej oraz chronionej kasy. Po fiskalizacji nie ma konieczności zgłaszania tego faktu w Urzędzie, ponieważ zgłoszenie następuje automatycznie w momencie połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas.

2. Obowiązek zapewnienia połączenia z Internetem
Podatnik musi zapewnić stałą łączność z Internetem, aby kasa mogła komunikować się z Centralnym Repozytorium Kas według ustalonego harmonogramu, który zakłada przesyłanie danych co 2 godziny. Należy pamiętać, że Repozytorium może zmienić ten harmonogram bez wcześniejszego powiadomienia użytkownika.

3. Brak obowiązku archiwizacji danych
W przeciwieństwie do kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonów, posiadanie kasy online zwalnia z obowiązku archiwizacji danych. W przypadku tradycyjnych kas obowiązywał obowiązek przechowywania kopii paragonów przez 5 lat, natomiast w systemie online dane są przesyłane w czasie rzeczywistym do Repozytorium.

4. Raporty dobowy i miesięczny
Każdy dzień pracy z kasą online należy zakończyć wydrukiem raportu dobowego, który powinien być wystawiony najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Jeśli nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, raportu za ten dzień nie trzeba drukować. Raport dobowy zawiera łączną kwotę sprzedaży brutto oraz podział na różne stawki VAT.
Raport miesięczny należy wystawić po zakończeniu miesiąca, najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.

5. Obowiązek przeglądów technicznych
Regularne przeglądy techniczne są niezbędne, aby kasa online działała sprawnie przez wiele lat. Zgodnie z przepisami, każda kasa fiskalna musi przejść obowiązkowy przegląd co najmniej co 2 lata. Przegląd ten obejmuje konserwację oraz eliminację ewentualnych usterek i może być przeprowadzany tylko przez uprawnionego serwisanta.
Odpowiedzialność za terminowe wykonanie przeglądu spoczywa na właścicielu kasy.Zaniechanie przeglądu w wymaganym czasie może skutkować karą w wysokości 300 zł.

6. Przechowywanie Książki Kasy Rejestrującej
Książka Serwisowa to ważny dokument, który zawiera informacje o kasie fiskalnej online, takie jak nazwa, model, numery fabryczny i unikatowy, a także dane producenta lub importera. Powinna zawierać również informacje o właścicielu kasy oraz serwisie, który ją obsługuje, a także historię operacji wykonanych na urządzeniu.
Książka Kasy Rejestrującej musi być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy. Może być potrzebna serwisantowi oraz urzędnikowi skarbowemu, który może zażądać wglądu do dokumentacji. Brak lub błędne wpisy mogą podważyć prawidłowość prowadzenia sprzedaży, a serwisant ma prawo odmówić przeglądu technicznego, jeśli nie ma dostępu do książki.